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2024년 06월 21일 (금)
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[디지털 라이프] 실시간 회의·업무·일정·파일 공유… 요즘 일잘러들은 스마트 워크한다

업무 효율성 높이는 ‘협업 플랫폼’
코로나로 재택근무·디지털화 겪으며
기업 업무 프로세스·소통 방식 변해

  • 기사입력 : 2023-04-18 20:27:12
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  • 코로나19 시대를 지나오면서 갑작스럽게 도입된 재택근무와 디지털화를 겪으며, 기업들의 업무 프로세스와 커뮤니케이션 방식이 크게 변화하고 있다.

    이러한 변화에 스타트업이나 IT회사에서 주로 사용하던 협업 플랫폼이 이제는 금융, 제조, 유통, 서비스업 등 다양한 분야에서 기업의 업무 효율성과 생산성을 높이는 데 필수적인 도구로 주목을 받고 있다. 협업 플랫폼은 팀원 간의 업무 공유, 파일 전송, 채팅, 회의, 공지 등 다양한 커뮤니케이션 채널을 제공하여 물리적 거리와 관계없이 실시간 협업을 가능하게 한다.


    협업 플랫폼의 주요 기능은 프로젝트 관리이다. 프로젝트별로 팀원들을 초대하여 업무를 할당하고 진행 상황을 확인할 수 있다. 이를 통해 업무 프로세스를 효과적으로 관리하며, 팀원들의 업무 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있다.

    일정 관리 기능은 팀원들의 일정을 공유하고 관리할 수 있다. 이를 통해 업무 일정을 조율하고, 중요한 행사나 회의를 놓치지 않을 수 있다.

    업무 이력 및 검색 기능은 업무 관련 채팅, 파일, 일정 등의 이력을 검색하여 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있다.

    또 팀원들과 실시간으로 소통하며 파일을 공유할 수 있다. 이를 통해 업무 관련 정보를 즉시 전달하고, 피드백을 받을 수 있다.

    기업의 보안 요구에 맞춰 데이터를 보호할 수 있으며, 권한 설정을 통해 팀원들이 접근할 수 있는 정보를 관리할 수 있다.

    기업들은 협업 플랫폼을 활용하여 업무의 효율성을 높이고, 자원을 절약할 수 있다. 또한 팀원 간의 신속한 소통과 공유를 통해 업무의 질을 향상할 수 있다. 이러한 협업 플랫폼은 다양한 산업과 기업 규모에 적용되어 있으며, 맞춤형 솔루션을 제공하여 각 기업의 특성에 맞는 서비스를 이용할 수 있다.

    ◇노션(Notion)

    노션은 노트앱에서 출발해서 메모 기능이 뛰어나다. 특히 예쁘게 꾸미고 정리하는데 장점이 있다. 그래서 포트폴리오, 이력서를 만들거나 개인 일정이나 업무 관리를 노션으로 하는 일 잘하는 사람들이 늘고 있다.

    노션의 무료 요금제의 경우 파일 크기 제한, 공동 작업자 10명 제한 등이 있지만, 개인이 사용하기에 큰 무리가 없다.

    노션은 PC에서 웹브라우저로 접속하거나, 모바일 앱으로 사용할 수 있다. 내용을 수정하는 순간 실시간으로 다른 기기에서도 동기화된다. 이는 협업 시에 유리한 부분이다.

    노션에서 만드는 문서를 ‘페이지’라고 부른다. 페이지 안에서 만든 모든 객체를 ‘블록’이라 부른다.

    노션의 블록 기능은 다양한 콘텐츠 유형(텍스트, 이미지, 비디오, 체크리스트 등)을 쉽게 작성하고 조합할 수 있도록 도와준다. 모든 블록은 마우스로 자유롭게 이동이 가능하다. 이미지나 텍스트, 서식 등의 레이아웃을 자유롭게 배치하여 페이지를 만들 수 있다. 사용자들은 제공되는 블록 유형을 활용해서 다양한 종류의 콘텐츠를 만들고 자신만의 개인적인 작업 공간을 꾸미고 관리할 수 있다.

    또한 노션은 일상적인 작업뿐만 아니라 데이터베이스, 워크플로우까지 다양한 작업을 수행할 수 있도록 해준다. 노션이 제공하는 여러 가지 협업 기능을 활용하면, 사용자들은 노션에서 다른 사용자와 함께 문서를 공유하고 실시간으로 편집할 수 있으며, 노션 내에서 논의할 수 있다. 그리고 데이터베이스를 통해서 모든 정보를 상황에 따라 보기 쉽게 보여주고, 커스터마이징이 가능하다. 이러한 기능들은 사용자들이 개인적인 작업부터 팀 프로젝트까지 다양한 작업을 하나의 플랫폼에서 효율적으로 협업하고 관리할 수 있도록 도와준다.

    노션은 일정 관리, 회의록, 계획서 등 다양한 템플릿을 제공한다. 남들이 만들어 놓은 템플릿을 활용하여 내용만 채워 넣어 빠르게 새로운 프로젝트를 시작할 수 있도록 도와준다. 이렇게 만들어진 이력서나 포트폴리오를 PDF로 출력하거나 링크를 공유하여 누구나 확인할 수 있다.

    ◇플로우(Flow)

    ‘플로우’는 회사 업무의 공유, 파일 전송, 채팅, 회의, 공지 등 업무 커뮤니케이션을 효과적으로 관리할 수 있는 도구이다. 기존의 이메일이나 메신저를 이용하는 방법과 달리 프로젝트 방에서 관련자들 간에 일정 공유, 파일 공유, 작업 요청, 채팅, 화상회의 등 프로젝트 매니지먼트 올인원 서비스를 진행할 수 있어 편리하다. 이는 다른 서비스를 이용하지 않고도 프로젝트를 효율적으로 관리할 수 있다. 기존의 업무 과정에서 비효율적인 커뮤니케이션 문제와 문서 작업을 최소화하여, 자원 절감과 더불어 업무의 효율성과 질을 향상하고 있다.

    관리부서에서는 플로우를 통해 전사 업무 모니터링, 일정 관리, 계정 관리 등을 손쉽게 할 수 있으며, 실무진들은 타 부서와의 커뮤니케이션, 문서작업 최소화, 고객별·업무별 이력 관리 등 다양한 편의성을 누릴 수 있다.

    플로우는 외산 협업 솔루션과 비교하여 국내 사용자 친화적인 UI·UX가 구축되어 있어 인터페이스가 강점이다. 기본적으로 페이스북처럼 상하로 이어지는 타임라인 방식의 구조이다. 프로젝트 중심의 방을 생성하여 이력을 보관하고, 그룹원들 간의 소통을 원활하게 할 수 있도록 채팅과 줌, 마이크로소프트 팀스와 연동이 가능한 UI를 제공하고 있다. 내부 직원뿐만 아니라 외부인 초대를 통해 유기적인 연결과 협업을 쉽게 할 수 있다.

    또한 중요한 데이터를 보호하고 안전하게 사용할 수 있도록 다양한 보안 기능을 제공하여 안정적인 서비스를 제공하고, 클라우드형 서비스뿐만 아니라 구축형 서비스도 제공하여 기업에서 자체 데이터베이스를 구축하여 사용할 수 있다는 점에서 차별화된다.

    앞으로 협업 플랫폼은 인공지능, 머신러닝, 빅데이터 등 첨단 기술과의 결합을 통해 더욱 진화할 것으로 전망된다. 이를 통해 업무 관리 및 분석, 자동화, 예측 등의 기능이 강화되어 기업의 업무 프로세스를 한 단계 더 혁신할 것으로 기대된다.

    박진욱 기자 jinux@knnews.co.kr

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